
Outlook — программа, входящая в состав Microsoft Office, предназначенная для работы с электронными почтами и письмами. Чтобы не потерять или перенести письма из программы на другой компьютер или сторонний носитель, их можно сохранить в отдельный файл, экспортировать или заархивировать.
Содержание
Сохранение письма в Outlook 2010 и 2013
Если вы хотите сохранить одно письмо в Outlook 2010 или 2013, то вам достаточно выполнить следующие действия:
- Откройте вкладку «Файл».
Разворачиваем меню «Файл» - Выберите подраздел «Сохранить как».
Выбираем подраздел «Сохранить как» - Укажите название, формат и расположение сохраняемого файла. Нажмите «OK». Письмо будут сохранено в указанном вами формате, теперь с ним можно делать всё то же, что и с любым другим файлом: переносить, копировать, удалять, переименовывать и т. д. Перенеся этот файл на другой компьютер, вы сможете открыть его с помощью Outlook.
Указываем формат, в котором будет сохранено письмо
Где Outlook хранит письма
По умолчанию программа сохраняет все письма через каждый определённый промежуток времени в отдельный файл outlook.pst автоматически. Располагается этот файл в папке Основной_диск:\Documents and Settings\название_учетной_записи\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Вы можете скопировать и использовать для своих целей этот архив, но учтите, что последние поступившие на почту письма могли не успеть попасть в него. Поэтому лучше воспользоваться ручным экспортом или архивированием, чтобы быть уверенным в том, что все письма окажутся в файле.

Как заархивировать письма
Архивация в Outlook — это функция, перемещающая некоторые письма в отдельный сжимаемый архив для уменьшения объёма памяти, занимаемой ими на жёстком диске. В отличие от традиционного резервного копирования, при котором создаётся копия элементов Outlook, архивированные элементы перемещаются в отдельный файл данных Outlook (PST-файл). Доступ к архивированным элементам можно получить в любой момент, открыв этот файл.
Автоматическая архивация
По умолчанию функция активирована и выполняет свои обязанности через 2, 3 или 6 месяцев в зависимости от типа писем. Подробнее об этом смотрите в таблице ниже.
Таблица: срок хранения различных данных в Outlook
Папка | Период устаревания |
---|---|
«Входящие» и «Черновики» | 6 месяцев |
«Отправленные» и «Удалённые» | 2 месяца |
«Исходящие» | 3 месяца |
«Календарь» | 6 месяцев |
«Задачи» | 6 месяцев |
«Заметки» | 6 месяцев |
«Дневник» | 6 месяцев |
После первого сеанса автоматической архивации программа создаёт файл и отдельную папку для него. В будущем вы сможете самостоятельно добавить письма к архиву или изъять их из него. Архив, созданный средствами Outlook, по умолчанию расположен в разделе Основной_диск:\User\Название_учетной_записи\Documents\Outlook Files\archive.pst.
Чтобы настроить параметры автоматической архивации под себя, выполните следующие действия:
- Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подпункту «Параметры».
Переходим к подпункту «Параметры» - Перейдите к дополнительным параметрам программы, щёлкнув на пункт «Дополнительно».
Открываем дополнительные параметры - Кликните по кнопке «Настройка автоархивации».
Нажимаем кнопку «Настройка автоархивации» - Укажите, как часто нужно проводить проверку на наличие устаревших элементов и что с ними нужно делать: архивировать или удалять. Также здесь можно изменить путь к папке, в которой будет храниться создаваемый архив.
Настраиваем параметры автоархивации - Если вы хотите отключить автоархивацию, то снимите галочку напротив параметров промежутка выполнения автоархивации.
Снимаем галочку с активации автоархивации
Ручная архивация
При ручной архивации папка «Архив» создастся автоматически, если она не была создана ранее при автоматической архивации.
- Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подпункту «Сведения».
Выбираем раздел «Сведения» - Разверните кнопку «Средства очистки» и выберите функцию «Архивировать», если вы пользуетесь Outlook 2013.
Выбираем функцию «Архивация» - Или функцию «Удалять старые элементы», если вы пользуетесь Outlook 2016.
Выбираем пункт «Удалять старые элементы» - Выберите один из типов архивации: согласно параметрам автоматической архивации или ручную настройку. Установите все параметры архивации, выберите, какие папки стоит архивировать, и кликните по кнопке «ОК», чтобы завершить процесс.
Указываем параметры ручной архивации
Видео: архивация в Outlook
Загрузка и восстановление писем из архива и файла в формате pst
Если у вас есть архив или другой файл с письмами в формате pst, то вы можете быстро выгрузить все данные из него в программу. То есть с помощью PST файла вы можете восстановить утерянные данные или добавить новые, взятые с другого компьютера:
- Находясь во вкладке «Главная», разверните кнопку «Создать элемент», перейдите к пункту «Другие элементы» и выберите функцию «Файл данных Outlook».
Выбираем функцию «Файл данных Outlook» - Укажите путь до файла с письмами.
Указываем путь до файла в формате pst - Дождитесь, пока программа распознает все письма. В панели быстрого перехода к папкам в Outlook появится новый раздел, названный «Архив» или именем загруженного файла, в нём вы найдёте все письма.
Добавлен раздел, в котором находятся загруженные письма
Видео: перенос базы Microsoft Outlook 2010
Экспорт писем
Экспорт позволяет сохранить как письма, так и остальные элементы, находящиеся в Outlook, в отдельный несжатый файл в формате pst. Полученный файл можно использовать так же, как архив, но при этом его не нужно будет разархивировать.
- Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подразделу «Открыть».
Открываем раздел «Открыть» - Выберите функцию «Импорт» или «Импорт и экспорт», зависимо от версии программы.
Нажимаем кнопку «Импорт» - Отметьте вариант «Экспорт файлов».
Выбираем действие «Экспорт файлов» - Укажите, что хотите создать файл в формате pst.
Указываем формат pst - Выберите отдельные папки, подлежащие экспорту, или отметьте самый верхний раздел и поставьте галочку напротив слов «Включить вложенные папки».
Указываем, какие папки нужно экспортировать - Укажите путь, по которому будет определено место для хранения файла с экспортируемыми письмами.
Указываем, куда сохранить файл с экспортируемыми файлами - Если хотите, то установите пароль на файл, но это необязательно.
Устанавливаем пароль на файл - В итоге вы получите файл, с помощью которого можно перенести письма на любой компьютер, имеющий программу Outlook.
Экспортируемый файл получен
Как выделить письма
Для того чтобы отметить несколько писем сразу для дальнейшего удаления или перевода их в раздел «Прочитанные», зажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и начните отмечать письма с помощью мышки, не отпуская клавишу.
Если вам нужно выделить большое количество писем сразу, то выделите первое письмо, а потом зажмите на клавиатуре клавишу Shift и выделите последнее письмо, не отпуска клавишу. Все письма, находящиеся между первым и последним письмом, окажутся выделенными.

Чтобы выделить все письма сразу, отметьте одно письмо и зажмите комбинацию клавиш Ctrl+A, тогда все письма, находящиеся в той же папке, что и выделенное письмо, окажутся выделенными.
Сохранение вложений из нескольких писем
Некоторые полученные письма могут содержать в себе вложения: файлы, картинки, видеоролики и т. п. Можно сохранять вложения каждого письма по очереди, но есть другой вариант:
- Выделите письма, вложения которых необходимо сохранить, разверните вкладку «Файл» и выберите функцию «Сохранить вложения».
Нажимаем кнопку «Сохранить вложения» - Развернётся окошко со списком найденных вложений. Отметьте те, которые хотите сохранить, и кликните по кнопке «ОК».
Указываем, какие вложения нужно сохранить - Укажите путь, по которому будут отправлены вложения из писем.
Указываем, куда сохранить вложения
Некоторые проблемы с письмами Outlook и их решение
В процессе работы с письмами могут возникать те или иные ошибки или проблемы. Для их устранения требуется выполнить определённые действия.
Непрочитанные письма прочитываются самостоятельно
Если пришедшие вам на почту письма автоматически отмечаются как «Прочитанные», хотя вы их не открывали, то дело в том, что у вас включена функцию, которая показывает, что вы прочитали письмо, если у вас открыта вкладка с ним в течение нескольких секунд. Чтобы отключить эту функцию, необходимо выполнить следующие действия:
- Находясь во вкладке «Файл», перейдите к параметрам программы.
Заходим в параметры приложения - Откройте дополнительные параметры программы, нажав на кнопку «Дополнительно».
Переходим к дополнительным параметрам Outlook - Кликните по кнопке «Область чтения». Уберите галочку с параметра «Отмечать как прочтённые при просмотре в области чтения» и сохраните внесённые изменения.
Отключаем функцию «Отмечать как прочтённые при просмотре в области чтения»
Не отображаются старые письма
Письма, прочитанные некоторое время назад, могут перестать отображаться в программе. Чтобы это исправить, выполните следующие действия:
- Находясь во вкладке «Файл», перейдите к настройкам учётной записи.
Переходим к настройке учетных записей - Во вкладке «Электронная почта» кликните по кнопке «Изменить».
Кликаем по кнопке «Изменить» - В блоке «Параметры автономного режима» перетащите ползунок так, как вам нужно. Если перетащить его до правого конца, то письма будут отображаться всегда, независимо от того, как давно они были получены и прочитаны.
Перегоняем ползунок
Письма из Outlook можно экспортировать или архивировать, чтобы получить файл, который можно перенести на другой компьютер или передать кому-либо. Из созданного файла можно будет получить данные с помощью любой версии Outlook, используя импорт или создание элемента.