Outlook — приложение, входящие в пакет Microsoft Office, предназначенное для упрощения работы с электронными почтовыми ящиками и приходящими на них письмами. Существует несколько версий Outlook, соответствующих версии Office, из-за этого одни и те же действия в программах, выпущенных в разные года, могут немного отличаться.
Содержание
Работа с учётной записью
Для работы с Outlook вам понадобится учётная запись, в роли которой подойдёт любая почта: gmail, mail, yandex и т. д. Вы можете использовать сразу несколько аккаунтов, поочерёдно между ними переключаясь, чтобы работать более чем с одной почтой одновременно.
Outlook 2010 и более поздние версии
- Все действия с учётными записями можно выполнить в меню «Файл», поэтому разверните его.
Открываем меню «Файл» - Чтобы добавить свой первый аккаунт или ещё один дополнительный, кликнете по кнопке «Добавить учётную запись».
Нажимаем кнопку «Добавить учетную запись» - Заполните все необходимые поля, в которых должен находиться адрес почты, пароль и некоторые личные данные.
Вводим необходимые данные - Для настройки аккаунтов и выхода из них, нажмите на кнопку «Настройка учётных записей».
Нажимаем кнопку «Настройка учетных записей» - В открывшемся окошке вы можете нажать кнопку «Добавить», чтобы перейти к авторизации в ещё одном аккаунте, или «Удалить», чтобы выйти из выбранной учётной записи.
Добавляем или удаляем аккаунты
Outlook 2007
- Разверните меню «Сервис».
Разворачиваем меню «Сервис» - Перейдите к пункту «Настройка учётных записей».
Нажимаем на пункт «Настройка учетных записей» - Откроется окошко, в котором осуществляются все действия по управлению учётными записями: добавление, удаление и переход между аккаунтами.
Добавляем или удаляем аккаунты через окошко «Настройки учетных записей»
Видео: добавление аккаунта
Работа с письмами
Для контакта, редактирования и отправки писем отведена вкладка «Главная».
Сортировка сообщений
В её левой боковой панели приведены папки, в которых расположены все типы писем: входящие, отправленные и удалённые. Со временем могут добавиться папки «Черновики» и «Архив». В первой будут находиться письма, которые вы написали, но не отправили, а во второй — письма, которые пролежали в папках «Входящие» или «Исходящие» больше двух месяцев. Сообщения, отправленные в архив, сжимаются, чтобы занимать как можно меньше места в памяти компьютера.
Вы можете создать папку с любым названием самостоятельно, чтобы облегчить сортировку. Для этого кликните правой клавишей мыши по пункту «Входящие» и выберите в открывшемся меню пункт «Создать папку». Задайте ей имя и сохраните изменения. После выполнения этих действий папка появится в общем списке, а вы сможете перемещать в неё письма из других папок.
Создание письма
Нажав кнопку «Создать сообщение», вы перейдёте к написанию письма. Оно будет состоять из трёх частей: получатель, заголовок и основной блок. В основной блок вы можете поместить текст и вложения: изображения, видеоролики, файлы различного формата. Для отправки письма используйте кнопку «Отправить», расположенную, как и большинство кнопок, в верхней панели быстрого доступа.
Для удобства можно создать «Подпись» — текст с любой информацией, который будет размещён в конце каждого письма. Для отправки большого количества писем с примерно одинаковым контекстом создаётся «Шаблон». Написанные, но не отправленные письма, отправляются в папку «Черновик».
Отправку письма можно отложить на любое число. Также имеется возможность создать автоответчик, который будет самостоятельно отправлять на некоторые типы входящих сообщений ответ, заранее написанный вами.
Если вы отправите письмо, то его можно будет вернуть, если только соблюдены некоторые условия: получатель не прочёл его, а функция автоматического сохранения полученных писем в памяти компьютера у него отключена.
Остальные функции, применяемые во время написания письма, вынесены в верхнюю панель быстрого доступа и расфасованы по блокам.
Просмотр полученных писем
Полученные письма можно сортировать, использовать поиск по тегам среди них. Для очищения почты используйте кнопку «Удалить». После удаления письмо отправится в папку «Удалённые», а вот удалив его оттуда, вы сотрёте его окончательно
Перейдя в папку «Входящие», вы можете просмотреть все полученные письма. Прочитанные и непрочитанные будут отмечены разным цветом.
Нажав кнопку «Ответить» или «Ответить всем», вы сразу перейдёте к написанию нового письма, получателем которого станет тот, на чьё письмо вы отвечаете. Некоторых пользователей вы можете добавить в чёрный список, чтобы перестать получать от них какие-либо сообщения.
Удалённые сообщения
Перейдя в папку «Удалённые», вы получите список стёртых писем из других папок. Если вы сталкиваетесь с тем, что удалить письмо не получается, то очистите папку «Удалённые», возможно, она переполнена, а потом попробуйте снова. В том случае, если это не поможет, причина может быть в самом письме. Отредактируйте его, заменив некоторые буквы или цифры, сохраните результат и попробуйте удалить снова. В крайнем случае, закройте приложение, запустите командную строку, выполните в ней команду outlook/cleanreminders, вернитесь в приложение и снова повторите попытку.
Письмо, находящееся в папке «Удалённые», можно восстановить. Для этого кликните по нему правой клавишей мыши и в открывшемся контекстном меню выберите пункт «Переместить» и подпункт «Другая папка». Укажите, куда восстановить письмо, и сохраните результат. Если вам нужно восстановить другие элементы, например, календарь, то при выборе папки указывается соответствующий раздел «Календарь».
Видео: обзор функций, относящихся к письмам
Обновление почты
Программа проверяет наличие новых входящих писем самостоятельно через каждый определённый промежуток времени, если только не включён автономный режим. За автономный режим отвечает иконка в виде земного шара. Всегда проверяйте, активирована ли она у вас или нет, чтобы не пропустить важные сообщения.
Вы можете установить частоту автоматического обновления почты самостоятельно: используйте комбинацию клавиш CTRL+ALT+S на клавиатуре, чтобы попасть к редактированию параметров группы, выберите аккаунт и активируйте функцию «Автоматически доставлять каждые N минут», а после укажите нужное вам число от 1 до 1440, обозначающее частоту обновления почты в минутах. Крайнее число — проверка раз в сутки.
Создание задачи
Одной из функций встроенного календаря является возможность создать задачу — напоминание о том, что такого-то числа нужно сделать что-то. Кнопка для создания задачи находится рядом с кнопкой «Создать письмо» и называется «Создать задачу». Нажав её, вы получите окошко, в котором нужно будет указать дату, тему и другие данные о создаваемой задаче. Можно назначить ответственного за выполнение задачи: тот, кого вы укажите в поле «Кому», получит уведомление, что должен что-то сделать.
Созданная задача отправится в папку «Список дел» или «Задачи». Вы можете просмотреть или отредактировать уже созданную задачу.
Создание конференции
В Outlook есть возможность создать встречу или собрание. Для этого используются соответствующие кнопки в верхней панели быстрого доступа: «Создать встречу» и «Создать собрание». При создании конференции указывается дата, время и другие условия. Все приглашённые участники будут оповещены и смогут выставить один из предложенных статусов: занят, свободен, под вопросом или нет на работе. Повторное уведомление все участники получат за 15 минут или любое другое время, назначенное вами, до начала встречи. Сбор собрания можно зациклить, указав частоту повтора операции: раз в день, неделю, месяц или год.
Outlook — удобное приложение для компаний, так как имеет множество функций, предназначенных для работы с группами пользователей, а также пригодится людям с работой, завязанной на электронной почте. В статье были описаны лишь основные возможности программы, поэтому, если вы не нашли нужной функции, почитайте об Outlook на официальном сайте Microsoft.
