Подробная настройка элементов Microsoft Outlook: от а до я

Письма

Не станем отрицать, что интерфейс почтового клиента Microsoft Outlook достаточно понятен. Некоторые элементы можно и без инструкции настроить, покопавшись в программе на чистой интуиции. И тем не менее для быстрой и корректной настройки основных элементов Microsoft Outlook представляем вам такое мини-руководство.

Различные версии Microsoft Outlook

Программа Microsoft Outlook развивалась и обрастала новыми возможностями длительное время. Менялся дизайн, одни функции заменялись другими. Сегодня, особенно на предприятиях, можно столкнуться с выпусками этой программы самых разных годов. Но при этом каждая из них пригодна для автоматизации вашей работы с отправкой и получением почты.

Вне зависимости от версии программы, добавление новой почтовой учётки осуществляется схожим образом — от вас потребуется ввести ваше имя, адрес электронной почты и пароль от неё.

Добавление учётной записи Outlook
Для автоматического добавления почты введите данные и нажмите «Далее»

Но это если речь идёт про добавление аккаунта электронной почты автоматическим методом. Если вы хотите добавить почтовый сервис самостоятельно, вам потребуется знать некоторые точные данные. Речь идёт про тип шифрования и точные адреса серверов.

Ручное добавление учётки Outlook
Кроме имени адреса и данных для входа в систему необходимо указать тип учётной записи и сервера для входящей/исходящей почты

Таблица: данные для ручного добавления учётной записи Outlook

Компания Mail Gmail Яндекс Почта Outlook.com Ukr.net
IMAP 993 993 993 993 или 143 993
POP3 995 995 995 995 995
SMTP 465 465 465 587 465 или 2525
Входящий сервер imap.mail.ru
pop.mail.ru
imap.gmail.com
pop.gmail.com
imap.yandex.ru
pop.yandex.ru
outlook.office365.com imap.ukr.net
pop.ukr.net
Исходящий сервер smtp.mail.ru smtp.gmail.com smtp.yandex.ru smtp.office365.com smtp.ukr.net

Проблемы с добавлением аккаунта электронной почты

При подключении аккаунта вы можете столкнуться с теми или иными проблемами. Прежде всего:

  1. Убедитесь, что вы правильно ввели все данные, руководствуясь представленной выше таблицей «Данные для ручного добавления учётной записи Outlook».
    Добавление учтёки Outlook на Windows 10
    Если возникают проблемы с получением и отправкой писем, убедитесь, что корректно заполнили информацию в учётной записи
  2. Проверьте стабильность подключения к сети.
    Нет доступа к сети
    По значку сетевого подключения видно, что подключение к сети нестабильно — это почти наверняка скажется на работе почтового клиента
  3. Уточните на сайте электронной почты, аккаунт которой вы пытаетесь подключить, не проводится ли на данный момент профилактика.
  4. Кроме того, если не работает именно автоматический способ добавления почтового аккаунта, попробуйте завести учётку вручную.
    Ручной метод добавления учётной записи Outlook
    Выберите пункт «Ручная настройка или дополнительные типы серверов» для ручного заведения учётки в клиенте Outlook

Другая проблема иногда проявляется с сервисом электронной почты gmail — это ошибка с текстом «Your IMAP server wants to alert you to following: Please login in via your web browser». Причина её появления кроется в работе системы проверки подлинности компании Google.

Ошибка Microsoft Outlook
Ошибка доступа к серверу вызвана запретом доступа для непроверенных приложений

Для исправления ошибки достаточно дать доступ непроверенным приложениям к своему аккаунту. Делается это так:

  1. Зайдите в настройки вашего google-аккаунта и кликните раздел «Безопасность и вход».
    Раздел «Безопасность и вход»
    Настройка доступа для непроверенных приложений находится в разделе «Безопасность и вход»
  2. Пролистайте страничку до раздела «Связанные приложения и сайты» и включите настройку «Ненадёжные приложения».
    «Непроверенные приложения»
    Включите доступ к аккаунту для непроверенных приложений
  3. Если нет доступа к изменениям этого параметра, значит, ваше устройство защищено двухэтапной аутентификацией. Тогда при попытке войти в аккаунт почты gmail из Microsoft Outlook у вас должен появиться запрос дополнительного пароля.
    Невозможность изменения доступа непроверенных приложений
    Настройка доступа для непроверенных приложений невозможна при двухэтапной аутенфикации

Подключение Microsoft Outlook к серверу Exchange

Популярная среди крупных организаций программа Exchange Server также может быть подключена к Outlook. Она очень удобна для работы с корпоративной почтой. Для того чтобы подключить Microsoft Outlook к этой программе, сделайте следующее:

  1. Закройте Microsoft Outlook, если он запущен.
  2. Нажмите Win+X для открытия меню быстрого доступа и выберите панель управления.
    Меню быстрого доступа
    Выберите «Панель управления» в меню быстрого доступа
  3. В «Панели управления» перейдите в раздел «Почта».
    «Почта» в «Панели управления»
    Выберите раздел «Почта» в «Панели управления»
  4. Откройте настройки учётных записей.
    Настройка почты Outlook
    Откройте раздел «Учётные записи» для добавления новой учётки
  5. Выберите «Создать…» во вкладке «Электронная почта».
    Создание электронной почты
    Для подключения к Microsoft Exchange нажмите кнопку «Создать…»
  6. Откроется меню выбора службы. Выберите пункт «Учётная запись электронной почты» и нажмите кнопку «Далее».
    Выбор службы
    Выберите пункт «Учётная запись электронной почты»
  7. В следующем окне вам предложат выбор между возможностью автоматической и ручной настройки. Выберите пункт «Настроить вручную…».
    Выбор ручной настройки
    Выберите «Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов» и нажмите «Далее»
  8. Установите маркер напротив пункта «Сервер Microsoft Exchange…»
    Выбор типа службы
    Выберите «Сервер Microsoft Exchange или совместимая служба» и нажмите «Далее»
  9. Затем необходимо задать параметры сервера. В качестве имени укажите exchange2010.домен.вашей_фирмы.ru.
    Настройки Microsoft Exchange
    Введте точные данные настроек, используя в адресе сервера имя вашего домена
  10. В качестве имени пользователя введите логин от подключаемого адреса в вашем домене.
  11. Нажмите «Другие настройки» для доступа к дополнительным параметрам.
  12. Перейдите на вкладку «Подключение» окна Microsoft Exchange.
    Другие настройки Microsoft Exchange
    Перейдите во вкладку «Подключение» после открытия настроек
  13. В нижней части окна найдите пункт «Подключение по HTTP» и поставьте галочку напротив него. Появится доступ к настройкам прокси, зайдите туда.
    Настройки подключения Microsoft Exchange
    Установите галочку «Подключение к Microsoft Exchange по протоколу HTTP» и откройте «Параметры прокси-сервера Exchange»
  14. В этом окне в первой строке ввода наберите адрес домена в том же виде. А в самом низу выберите проверку подлинности типа NTLM.
    Способ проверки подлинности для proxy-сервера
    Выберите вариант «Проверка подлинности NTLM» и нажмите «OK»
  15. Подтвердите и сохраните настройки. Теперь при запуске Microsoft Outlook вы сможете подключиться к серверу Exchange, введя данные для подключения.
    Завершение добавления учётки Microsoft Exchange
    Учётная запись успешно добавлена, нажмите кнопку «Готово» для закрытия программы

Видео: как подключить Outlook к Exchange Server

Фотографии контактов в Microsoft Outlook

Для удобства работы в Microsoft Outlook вы можете добавить изображение к каждому из ваших контактов. Это позволит вам быстрее находить нужного человека или компанию. Кроме того, вы можете добавить собственную фотографию для удобства других пользователей.

Добавление фотографии в свой аккаунт Outlook

Для того чтобы добавить собственную фотографию в Microsoft Outlook, сделайте следующее:

  1. Откройте раздел «Файл». Под изображением вашего контакта будет пункт «Изменить», кликните по нему.
    Фотография контакта в Outlook
    Для изменения фотографии можно кликнуть непосредственно на изображение
  2. Среди файлов на вашем диске выберите желаемое изображение.
    Библиотека «Изображения»
    Вы можете выбрать любое изображение в качестве фотографии вашего аккаунта
  3. По истечении нескольких минут выбранная вами фотография отобразится у остальных пользователей.

Как присвоить картинку контакту в Outlook

Чтобы назначить изображение на чей-либо контакт, необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Зайдите в раздел ваших контактов и выберите тот, которому вы хотите присвоить изображение.
  2. В разделе General выберите строку «Рисунок» и левой кнопкой мыши кликните на пункт «Добавить».
  3. Выберите изображение на своём компьютере. Желательно, чтобы оно имело соотношение сторон 1 к 1. Оно будет автоматически уменьшено.
    Фотография контакта
    Вы можете добавлять, изменять и удалять фотографии в меню контактов

Если вам необходимо удалить изображение, то вместо пункта «Добавить» при нажатии на изображение необходимо выбрать удаление.

Изменение кодировки полученного сообщения

Бывает такое, что при получении сообщения вместо текста в нём отображается набор непонятных символов. Виной этому служит неверно выставленная кодировка текста. Для исправления ситуации сделайте следующее:

  1. Откройте письмо, которое вы не можете прочитать.
  2. На панели перемещения выберите значок с изображением текста.
    Панель управления Outlook
    Выберите значок с изображением текста в разделе «Переместить»
  3. Появится меню, в котором необходимо указать на самый нижний пункт других (дополнительных) действий.
    Меню текста
    Выберите пункт «Другие действия» в выпадающем меню
  4. Выберите раздел «Кодировка».
    Другие действия
    Выберите пункт «Кодировка» в выпадающем меню
  5. Вы сможете выбрать тип кодировки сообщения из указанных.
    Изменение кодировки
    Выберите необходимую вам кодировку
  6. После изменения кодировки текст письма будет отображаться в читаемом виде.

Кроме этого вы можете вынести меню изменения кодировки на панель быстрого доступа.

Панель быстрого доступа Outlook
Вы можете вынести функцию кодировки на панель быстрого доступа

Видео: исправление кодировки сообщений в Microsoft Outlook

Отключение автономного режима Microsoft Outlook

Автономный режим в программе Microsoft Outlook используется для работы при выключенном интернете. Разумеется, вы не сможете получать или отправлять сообщения, но вам будет доступен ваш список контактов и возможность просматривать сообщения, полученные и отпарвленные ранее. Чтобы отключить режим, необходимо:

  • в старой версии Outlook открыть вкладку «Файл» и снять галочку с пункта «Автономная работа»;
    Outlook 2007
    В старой версии Outlook для отключения автономной работы необходимо снять галочку в разделе «Файл»
  • в новых версиях Outlook найти кнопку «Автономная работа» в верхней панели программы раздела «Отправка и получение» и нажать по ней.
    Outlook 2016
    В новой версии Outlook пункт «Автономная работа» находится на верхней панели программы во вкладке «Отправка и получение»

После этого программа должна выполнить подключение к сети.

Проблемы использования автономного режима Outlook

Иногда автономный режим программы не будет отключаться. Для решения проблемы следуйте приведённым ниже пунктам до тех пор, пока не сможете отключить автономный режим:

  1. Проверьте ваше подключение к сети. Вы не сможете выключить автономный режим, если на компьютере нет доступа в интернет.
  2. Убедитесь, что «Брандмауэр Windows» не блокирует доступ Microsoft Outlook к сети. Отключите «Брандмауэр Windows» при необходимости.
    Отключение «Брандмауэра Windows»
    Вы можете отключить «Брандмауэр Windows» в его настройках
  3. Удалите бизнес-версию программы Skype, а затем отключайте автономный доступ. Это распространённая ошибка совместимости этих двух программ.
  4. В настройках учётной записи Outlook отключите пункт «Использование режима кэширования».
    Режим «Использование режима кэширования»
    Снимите галочку «Использовать режим кэширования» для исправления ошибки доступа к сети
  5. В свойствах учётной записи Microsoft Exchange нажмите кнопку «Другие настройки» и на вкладке «Общие» проставьте чек «Автоматическое определение состояния подключения». Это позволит программе адекватно подключаться к сети если есть интернет-соединение.
    Автоматическое определение состояния подключения
    Поставьте чек «Автоматическое определение состояния подключения» на вкладке «Общие» раздела «Другие настройки» учётки Microsoft Exchange

Сохранение настроек Microsoft Outlook

Предположим, вы долгое время работали в Microsoft Outlook. Вы настроили программу под себя, внесли туда несколько аккаунтов и много контактов. И тут при переустановке системы возникает необходимость отформатировать жёсткий диск. Вместе со всеми данными с диска пропадут и сохранённые данные программы Microsoft Outlook. В подобной ситуации нужно выгрузить эту информацию из Outlook в файлик, а затем импортировать его после переустановки. Делается это следующим образом:

  1. В меню «Пуск» найдите и откройте «Средство переноса данных Windows».
    Меню «Пуск» Windows 7
    Выберите «Средство переноса данных Windows» в меню «Пуск»
  2. В первом окне вам будет предоставлена информация об этой программе. Там говорится, что она используется для переноса данных с одного компьютера на другой и что во время переноса ни одно из устройств нельзя будет использовать. Изучите информацию и нажмите «Далее».
    Информация средства переноса данных
    Изучите информацию об особенностях переноса данных Windows и нажмите «Далее»
  3. Дальше необходимо кликнуть «Начать новый перенос».
    Запуск переноса Windows
    Выберите пункт «Начать новый перенос»
  4. Программа выдаст запрос на указание устройства. Так как мы используем компьютер, с которого переносим данные, выбираем пункт «Исходный компьютер».
    Выбор компьютера в средстве переноса данных
    Выберите «Исходный компьютер» для продолжения переноса данных
  5. Вас спросят, каким образом вы хотите перенести данные на другое устройство. В нашей ситуации удобнее всего использовать внешний накопитель, будь то диск или флешка. Выберите пункт «Использовать CD, DVD или другой съёмный носитель».
    Выбор способа переноса данных
    Выберите раздел «Использовать CD, DVD, или другой съёмный носитель»
  6. Затем необходимо указать путь для сохранения файла настроек. Временно мы поместим его просто на жёсткий диск.
    Выбор накопителя
    Выберите «Внешний жёсткий диск» для переноса файла настроек на компьютер
  7. Укажем путь к создаваемому файлу. Можете выбирать любой, главное, запомните этот путь. Пароль задаётся при необходимости.
    Место сохранения файлов
    Укажите путь для сохранения файла, при необходимости задайте пароль и нажмите «Далее»
  8. Программа спросит, что именно мы хотим перенести. Данные настроек Outlook относятся к дополнительным параметрам. Выберите этот раздел.
    Объект переноса
    Выберите «Дополнительные параметры» в качестве объекта переноса на другой компьютер
  9. Откройте пункт «Параметры системы и программ (все пользователи)», в нём выберите раздел «Параметры приложения», затем — раздел Microsoft Office Outlook вашей версии. Следует отметить галочкой непосредственно вложенный параметр с именем программы Microsoft Outlook.
    Перенос данных Microsoft Outlook
    Выберите параметр Microsoft Office Outlook в разделе «Параметры системы и программ»
  10. Другая часть нужных нам данных находится по аналогичному пути, но в разделе «Имя пользователя». Убедитесь, что отметили данные программы в каждом из двух мест, и подтвердите их добавление.
    Данные Мicrosoft Outlook в разделе «Имя пользователя»
    Укажите данные Microsoft Outlook для конкретного пользователя
  11. Появится сообщение о возможности начать перенос файлов. Это означает, что требуемые данные уже сохранены по указанному вами пути. Закройте окно программы.
    Завершение работы со «Средством переноса данных Windows»
    Закройте «Средство переноса данных Windows»
  12. Найдите созданный вами файл, он будет иметь название SaveData, если вы его не меняли. Этот файл вы можете перенести на другое устройство или скинуть на флешку.
    Сохранённые данные
    Вы можете перенести созданный файл сохранённых данных на другое устройство

Сброс настроек Microsoft Outlook

Кроме переноса настроек может возникнуть необходимость и полного их сброса на заданные по умолчанию. Этого можно достичь и переустановкой программы, но есть и не такие радикальные методы. Поэтому мы удалим созданные файлы настроек, не трогая при этом другие данные. Сделайте следующее:

  1. На Windows 10 нажмите сочетание клавиш Win+X для вызова меню быстрого доступа и выберите там пункт «Панель управления». На Windows 7 и ниже просто откройте «Панель управления» через меню «Пуск».
    Выбор «Панели управления» в меню «Пуск»
    Зайдите в «Панель управления» любым удобным для вас способом
  2. Найдите раздел «Почта» и откройте его.
  3. Откройте пункт «Файлы данных».
    Удаление данных почты
    Откройте раздел «Почта», а затем нажмите кнопку «Файлы данных…»
  4. Выберите профиль и нажмите клавишу «Удалить» – все настройки программы будут сброшены на значение по умолчанию.
    Удаление профиля данных
    Выберите существующий профиль и нажмите кнопку «Удалить»

Не бойтесь самостоятельно настраивать почтовый клиент Microsoft Outlook. Это несложно. Главное, не трогайте параметры и опции, о работе которых вам ничего не известно.